1. Dlaczego warto automatyzować codzienne przypomnienia o zadaniach?

W wielu zespołach, szczególnie tych pracujących zdalnie lub hybrydowo, codzienne ustalanie priorytetów i przypominanie o zadaniach może być czasochłonne. Project Managerowie spędzają cenne minuty na przygotowywaniu podsumowań, a członkowie zespołu muszą aktywnie szukać informacji. To generuje kilka typowych problemów, z którymi również my się mierzyliśmy:

• Strata czasu Project Managera: Przygotowywanie codziennych zestawień zadań, sprawdzanie statusów i indywidualne przypominanie pochłaniało czas, który można by przeznaczyć na strategiczne działania.
• Ryzyko przeoczenia zadań: W natłoku informacji łatwo zapomnieć o mniej pilnym, ale ważnym zadaniu.
• Brak natychmiastowej synchronizacji: Informacje o priorytetach mogły docierać z opóźnieniem, powodując dezorganizację.
• Mniejsza produktywność zespołu: Konieczność ciągłego dopytywania o zadania odrywała od pracy w skupieniu.

Dzięki wdrożeniu automatycznego systemu powiadomień, udało nam się wyeliminować te problemy, zapewniając zespołowi klarowność i oszczędzając czas naszego Project Managera.

Narzędziem, które wybraliśmy do stworzenia tej automatyzacji, jest wszechstronna platforma „low-code/no-code” – n8n. Pozwala ona na łatwe łączenie różnych aplikacji i automatyzowanie przepływów pracy bez konieczności pisania skomplikowanego kodu.

2. Jak to działa krok po kroku? Nasz workflow w n8n.

Nasz zautomatyzowany system codziennie rano pobiera aktualne zadania z YouTracka (naszego narzędzia do zarządzania projektami) i publikuje przejrzyste podsumowanie na dedykowanym kanale na Discordzie (którego wykorzystujemy do komunikacji firmowej), oznaczając odpowiednie osoby. Oto jak przebiega ten proces:

1. Uruchomienie o zaplanowanej porze (Schedule Trigger):
   Workflow jest automatycznie uruchamiany każdego dnia roboczego o ustalonej godzinie (np. o 8:00 rano), aby zapewnić świeże informacje na początek dnia.
2. Sprawdzenie dnia tygodnia (Weekend Checker):
   Prosty skrypt weryfikuje, czy bieżący dzień jest dniem roboczym. Jeśli jest to weekend, proces zatrzymuje się, aby niepotrzebnie nie wysyłać powiadomień.
3. Pobranie zadań z YouTracka (HTTP Request):
   n8n łączy się z API YouTracka i pobiera listę zadań, które spełniają określone kryteria (np. są w statusie “In Progress” lub przypisane do konkretnego sprintu/projektu). Interesują nas szczegóły takie jak ID zadania, jego tytuł, osoba przypisana oraz priorytet.
4. Filtrowanie i sortowanie zadań (Filter & Code Node):
   Pobrane zadania są filtrowane, aby wybrać tylko te, które są istotne dla codziennego podsumowania (np. aktywne, nieukończone). Następnie zadania są sortowane według osoby przypisanej i priorytetu, aby wiadomość była jak najbardziej czytelna.
5. Przygotowanie wiadomości na Discorda (Code Node):
   Na podstawie przetworzonych danych, n8n dynamicznie tworzy sformatowaną wiadomość. Wiadomość zawiera listę zadań pogrupowaną według osoby odpowiedzialnej, priorytet każdego zadania, jego tytuł, unikalny identyfikator oraz bezpośredni link do zadania w YouTracku. Co ważne, system automatycznie oznacza (@mention) odpowiednich użytkowników na Discordzie.
6. Wysłanie powiadomienia na Discorda (Discord Node):
   Gotowa wiadomość jest publikowana na wybranym kanale firmowego Discorda, dzięki czemu cały zespół ma łatwy dostęp do aktualnej listy zadań.

Chcesz zobaczyć ten workflow w akcji lub zaadaptować go do swoich potrzeb?
Sprawdź gotowy szablon workflow na platformie n8n!

Przykładowy schemat procesu zbudowany w środowisku n8n, pobierający zadania z YouTrack i wysyłający je na Discord.

3. Co zyska Twój zespół (i Project Manager)?

Wdrożenie tej prostej automatyzacji przyniosło nam szereg korzyści:

• Oszczędność czasu Project Managera: Koniec z ręcznym przygotowywaniem codziennych podsumowań. Czas ten można przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania.
• Lepsza organizacja pracy zespołu: Każdy członek zespołu wie od rana, jakie zadania ma przypisane i jakie są ich priorytety.
• Zwiększona transparentność: Wszyscy mają dostęp do tych samych informacji w jednym, łatwo dostępnym miejscu.
• Redukcja ryzyka przeoczenia zadań: Automatyczne przypomnienia minimalizują ryzyko, że ważne zadanie zostanie zapomniane.
• Poprawa komunikacji: Mniej potrzeby dopytywania o statusy i zadania, co usprawnia przepływ informacji.
• Większe skupienie na zadaniach: Zespół może od razu przystąpić do pracy, mając jasny obraz swoich obowiązków.

4. Elastyczność i dostosowanie do Twoich narzędzi

Chociaż w naszym przykładzie użyliśmy YouTracka jako systemu do zarządzania zadaniami i Discorda jako komunikatora, piękno platformy n8n polega na jej elastyczności. Bez większych problemów możesz zaadaptować ten workflow do innych popularnych narzędzi, takich jak:

• Systemy do zarządzania projektami: Jira, Asana, Trello, Monday.com, ClickUp itp.
• Komunikatory zespołowe: Slack, Microsoft Teams, Mattermost itp.

Dzięki bogatej bibliotece gotowych integracji (węzłów) oraz możliwości tworzenia własnych połączeń przez API, możesz dostosować ten proces do specyfiki narzędzi używanych w Twojej firmie. Szablon workflow, do którego link znajduje się powyżej, jest doskonałym punktem wyjścia do własnych modyfikacji.

5. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)