Od e‑maila z PDF-em do wpisu w systemie księgowym i powiadomienia zespołu – wszystko automatycznie, bez klikania.
1. Dlaczego warto automatyzować faktury?
Wiele firm, nawet korzystając z nowoczesnych systemów ERP, wciąż ręcznie przepisuje faktury z e-maili. To powoduje trzy duże problemy, które dotyczyły również naszej firmy:
Dużo niepotrzebnej pracy: nasi księgowi tracili średnio nawet 65 godzin miesięcznie na przepisywanie danych.
Błędy, które kosztują: aż 5% ręcznie wpisanych faktur zawierało błędy.
Opóźnienia w płatnościach: ręczna obsługa zajmowała nam od 24 do 48 godzin.
Dzięki wdrożeniu automatyzacji udało nam się ograniczyć czas obsługi faktur o ponad 90%, a liczba błędów spadła praktycznie do zera. Inwestycja zwróciła się już po 2 miesiącach.
Narzędzie, które wybraliśmy do stworzenia automatyzacji to rozwiązanie typu „low-code/no-code” – platforma n8n.
2. Jak to działa krok po kroku?
Odbiór e-maila z fakturą System automatycznie sprawdza skrzynkę odbiorczą i pobiera nowe wiadomości e-mail z załącznikami PDF (np. fakturami).
Weryfikacja załączników Za pomocą wbudowanego kodu JavaScript system analizuje załączniki i wybiera tylko te, które są w formacie PDF.
Ekstrakcja treści z pliku PDF Dane z faktury są wyciągane z pliku PDF (m.in. tekst, numer faktury, kontrahenci, suma, termin płatności).
Analiza faktury przez AI Wydobyte informacje są przesyłane do modelu językowego (np. GPT), który identyfikuje, czy dokument jest fakturą i wyciąga szczegółowe dane.
Strukturyzacja danych System przekształca odpowiedzi AI do ustandaryzowanego formatu JSON, np. z podziałem na: sprzedawcę, nabywcę, pozycje faktury, kwoty, walutę, termin płatności.
Walidacja — czy to faktura? Jeśli system nie uzna dokumentu za fakturę, przerywa przetwarzanie. W przeciwnym wypadku przechodzi do kolejnych kroków.
Rejestracja w bazie danych Na podstawie danych z faktury system sprawdza, czy wystawca istnieje w bazie firm (np. PostgreSQL). Jeśli tak, może zarejestrować wpis.
Powiadomienie zespołu (opcjonalnie) Jeśli faktura przeszła cały proces, zespół otrzymuje powiadomienie na Microsoft Teams z podsumowaniem faktury (numer, kontrahenci, kwoty, termin płatności itd.).
Schemat procesu zbudowany w środowisku n8n
3. Co zyskuje Twoja firma?
Mniej pracy dla księgowości: średnio oszczędzasz 40 godzin miesięcznie.
Błyskawiczne przetwarzanie faktur: z 24 godzin do 5 minut na fakturę.
Redukcja błędów: dzięki automatycznej kontroli danych.
Łatwy dostęp do historii faktur: dane i PDF-y w jednym miejscu.
Łatwe skalowanie: dodanie kolejnej skrzynki czy oddziału jest proste i szybkie.
4. Kalkulator oszczędności
Sprawdź, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić!
Wpisz miesięczną liczbę faktur – resztę policzymy za Ciebie.
Oszczędzasz:66 godzin i 1980 zł
miesięcznie.
Obliczenia przedstawione w kalkulatorze opierają się na typowym scenariuszu pracy wewnętrznej księgowości w małej lub średniej firmie:
Średni czas ręcznego przetworzenia jednej faktury: 40 minut (0,66 godziny)
Średni koszt godzinowy księgowej (łącznie z ZUS i kosztami pracodawcy): 65 zł/h
Wyniki mogą się różnić w zależności od rzeczywistej liczby faktur i kosztów kadrowych w Twojej firmie.
5. Bezpieczeństwo i kontrola
Hosting na własnym serwerze: dane nigdy nie opuszczają naszej infrastruktury, a dostęp do procesów mają tylko uprawnione osoby z zespołu.
Open-source: możemy samodzielnie przeglądać kod n8n, przeprowadzać audyty i dostosować rozwiązanie do własnych wymogów polityki bezpieczeństwa.
Pełna kontrola: zachowujemy pełną kontrolę nad przetwarzaniem faktur, od odbioru po zapis w systemie księgowym.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy potrzebuję działu IT, żeby wdrożyć taki system?
Nie. Rozwiązanie opiera się na tzw. podejściu „low-code/no-code”, co oznacza, że nie wymaga programowania. Wdrożenie możesz zlecić zewnętrznemu wykonawcy lub skorzystać z gotowego szablonu procesu. Przedsiębiorcy, którzy nie mają zaplecza technicznego, również bez problemu mogą rozpocząć pracę z takim systemem.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji?
Pełne wdrożenie trwa od kilku dni do tygodnia – w zależności od liczby skrzynek e-mail i systemów księgowych, z którymi trzeba się zintegrować. W prostych przypadkach pierwsze faktury mogą być przetwarzane automatycznie już w ciągu 2–3 dni.
Jakie oszczędności mogę uzyskać?
Przeciętnie firmy oszczędzają ok. 66 godzin pracy miesięcznie na każdą osobę zajmującą się ręcznym przepisywaniem faktur. To oznacza realną oszczędność kilkuset złotych miesięcznie już przy jednym pracowniku – lub znacznie więcej przy większych zespołach.
Czy automatyzacja faktur jest bezpieczna?
Tak. Automatyzacja z wykorzystaniem platform takich jak n8n pozwala na pełną kontrolę nad danymi, ponieważ system może działać na Twoim własnym serwerze – nie musisz przesyłać dokumentów do zewnętrznych dostawców. Dane nie opuszczają Twojej infrastruktury, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo, zwłaszcza przy danych wrażliwych jak NIP, kwoty czy numery faktur.
Czy to rozwiązanie działa z moim systemem ERP?
Tak – system n8n obsługuje integracje z popularnymi narzędziami, a w razie potrzeby można też stworzyć połączenie z mniej popularnymi systemami poprzez API lub obsługę e-maili. Integracja może objąć systemy księgowe, CRM, Google Workspace i wiele innych.
Co jeśli zmieni się układ moich faktur?
System nie jest sztywno ustawiony na jeden format faktur – dynamicznie rozczytuje dane, dlatego nie musisz martwić się o to, jak wygląda faktura trafiająca do systemu.
Chcesz zautomatyzować swoje procesy?
Skontaktuj się z naszym ekspertem – pomożemy dobrać narzędzia i wdrożyć je w Twojej firmie!
Od e‑maila z PDF-em do wpisu w systemie księgowym i
powiadomienia zespołu – wszystko automatycznie, bez klikania.
1. Dlaczego warto automatyzować faktury?
Wiele firm, nawet korzystając z nowoczesnych systemów ERP, wciąż ręcznie przepisuje faktury z e-maili. To powoduje trzy duże problemy, które dotyczyły również naszej firmy:
godzin miesięcznie na przepisywanie danych.
błędy.
48 godzin.
Dzięki wdrożeniu automatyzacji udało nam się ograniczyć czas obsługi faktur o ponad 90%, a liczba błędów spadła praktycznie do zera. Inwestycja zwróciła się już po 2 miesiącach.
2. Jak to działa krok po kroku?
System automatycznie sprawdza skrzynkę odbiorczą i pobiera nowe wiadomości e-mail z załącznikami PDF (np. fakturami).
Za pomocą wbudowanego kodu JavaScript system analizuje załączniki i wybiera tylko te, które są w formacie PDF.
Dane z faktury są wyciągane z pliku PDF (m.in. tekst, numer faktury, kontrahenci, suma, termin płatności).
Wydobyte informacje są przesyłane do modelu językowego (np. GPT), który identyfikuje, czy dokument jest fakturą i wyciąga szczegółowe dane.
System przekształca odpowiedzi AI do ustandaryzowanego formatu JSON, np. z podziałem na: sprzedawcę, nabywcę, pozycje faktury, kwoty, walutę, termin płatności.
Jeśli system nie uzna dokumentu za fakturę, przerywa przetwarzanie. W przeciwnym wypadku przechodzi do kolejnych kroków.
Na podstawie danych z faktury system sprawdza, czy wystawca istnieje w bazie firm (np. PostgreSQL). Jeśli tak, może zarejestrować wpis.
Jeśli faktura przeszła cały proces, zespół otrzymuje powiadomienie na Microsoft Teams z podsumowaniem faktury (numer, kontrahenci, kwoty, termin płatności itd.).
Schemat procesu zbudowany w środowisku n8n
3. Co zyskuje Twoja firma?
4. Kalkulator oszczędności
Sprawdź, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić!
Wpisz miesięczną liczbę faktur – resztę policzymy za Ciebie.
Oszczędzasz: 66 godzin i 1980 zł miesięcznie.
Obliczenia przedstawione w kalkulatorze opierają się na typowym scenariuszu pracy wewnętrznej księgowości w małej lub średniej firmie:
Wyniki mogą się różnić w zależności od rzeczywistej liczby faktur i kosztów kadrowych w Twojej firmie.
5. Bezpieczeństwo i kontrola
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy potrzebuję działu IT, żeby wdrożyć taki system?
Nie. Rozwiązanie opiera się na tzw. podejściu „low-code/no-code”, co oznacza, że
nie wymaga programowania. Wdrożenie możesz zlecić zewnętrznemu wykonawcy lub
skorzystać z gotowego szablonu procesu. Przedsiębiorcy, którzy nie mają zaplecza
technicznego, również bez problemu mogą rozpocząć pracę z takim systemem.
Ile trwa wdrożenie automatyzacji?
Pełne wdrożenie trwa od kilku dni do tygodnia – w zależności od liczby skrzynek
e-mail i systemów księgowych, z którymi trzeba się zintegrować. W prostych przypadkach pierwsze faktury mogą być przetwarzane automatycznie już w ciągu 2–3
dni.
Jakie oszczędności mogę uzyskać?
Przeciętnie firmy oszczędzają ok. 66 godzin pracy miesięcznie na każdą osobę zajmującą się ręcznym przepisywaniem faktur. To oznacza realną oszczędność kilkuset złotych miesięcznie już przy jednym pracowniku – lub znacznie więcej przy większych zespołach.
Czy automatyzacja faktur jest bezpieczna?
Tak. Automatyzacja z wykorzystaniem platform takich jak n8n pozwala na pełną
kontrolę nad danymi, ponieważ system może działać na Twoim własnym serwerze –
nie musisz przesyłać dokumentów do zewnętrznych dostawców. Dane nie opuszczają Twojej infrastruktury, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo, zwłaszcza przy danych
wrażliwych jak NIP, kwoty czy numery faktur.
Czy to rozwiązanie działa z moim systemem ERP?
Tak – system n8n obsługuje integracje z popularnymi narzędziami, a w razie potrzeby można też stworzyć połączenie z mniej popularnymi systemami poprzez API lub obsługę e-maili. Integracja może objąć systemy księgowe, CRM, Google Workspace i wiele innych.
Co jeśli zmieni się układ moich faktur?
System nie jest sztywno ustawiony na jeden format faktur – dynamicznie rozczytuje dane, dlatego nie musisz martwić się o to, jak wygląda faktura trafiająca do systemu.
Chcesz zautomatyzować swoje procesy?
Skontaktuj się z naszym ekspertem – pomożemy dobrać narzędzia i wdrożyć je w Twojej firmie!
Ostatnie wpisy
Kategorie